Las sociedades comerciales requieren de algunas solemnidades para ejercitar su funciones, en anteriores artículos de nuestro blog hemos explicado algunas de ellas por lo que en el presente texto trataremos sobre los libros de comercio electrónicos.
¿Qué son los libros de comercio?
“Son todos aquellos libros que la Legislación Colombiana ha determinado como obligatorios de llevar por parte de los comerciantes, en el ejercicio de su actividad. Por tanto, estos libros gozan de determinado valor probatorio, siempre y cuando se lleven en la forma dispuesta en las normas que les rigen y no se demuestre su falsedad mediante fallo judicial. (Artículo 49 del Código de Comercio; Artículo 264 del Código General del Proceso)”
¿Cuáles son los libros de comercio?
- Libro de registro de socios
- Libro de registro de actas
Además de estos, las sociedades comerciales, deben tener sus libros de contabilidad que son el libro mayor y de balance, el libro diario, el libro de inventario y los libros auxiliares.
¿Cuáles son los libros de comercio electrónicos?
Como la Ley ordena que los libros de comercio deben conservarse ordenadamente por un término no inferior a 10 años, contados desde el cierre de estos o desde la fecha del último asiento, en la actualidad lo mejor es tener los libros de comercio en medios electrónicos, a través de mensajes de datos, por ej., pero con la obligatoriedad de registrarlos en la Cámara de Comercio del domicilio de la empresa o del comerciante, Decreto 805 del 2013.
¿Qué procedimiento se debe seguir para registrar los libros de comercio electrónicos?
- Solicitar expresamente a la Cámara de Comercio del domicilio de la empresa o del comerciante.
- Indicar una dirección de correo electrónico a la cual la Cámara de Comercio respectiva envíe las inscripciones realizadas.
- Aceptar las condiciones y los términos señalados por la Cámara de Comercio para tal efecto.
- La Cámara de Comercio hará una inscripción por cada uno de los libros en el Libro respectivo del registro que corresponda.
- Posteriormente, la Cámara de Comercio devolverá el archivo electrónico mediante la dirección de correo electrónico aportada por el comerciante, firmándolo digital o electrónicamente, con constancia de la fecha y hora en que lo está remitiendo.
¿Qué hacer cuándo los libros de comercio se extravían, pierden, son hurtados?
- Denunciar ante las respectivas autoridades como la Policía Nacional, la Fiscalía General de la Nación, dependiendo del caso que se trate.
- Conseguir unos nuevos libros e inscribirse cuando se trate del libro de socios y el libro de actas de la asamblea, según el procedimiento que ya explicamos.
- Reconstruir la información haciendo uso de las copias que reposen en sus propios archivos o en los de terceros como pueden ser comprobantes contables, estados financieros, etc., dentro de un periodo no superior a los 6 meses luego de ocurrida la pérdida o hurto de los mismos.
Los libros de comercio son esenciales para las sociedades comerciales, pues en ellos se registra la información económica de la empresa, sus gastos, sus ingresos, su patrimonio, entre otros.
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