Según el artículo 53 de la Ley 675 de 2001, el consejo de administración sólo es obligatorio en copropiedades comerciales o mixtas con apartamentos o casas que consten de 30 unidades privadas, sin incluir parqueaderos ni depósitos. Y, para el caso de las copropiedades residenciales, si superan más de 30 unidades privadas, sin contar parqueaderos y depósitos, este órgano se puede constituir siempre y cuando el reglamento de propiedad horizontal así lo establezca, previa aprobación por Asamblea de Propietarios.
Ahora bien, para ser consejero es necesario ser propietario o tener poder de delegación en el que se determine que está representando a la persona elegida como Consejero (en caso que éste no pueda asistir a la reunión).
La ley no obliga a que el consejero esté a paz y salvo por concepto de cuotas de administración; sinembargo, muchos reglamentos de propiedad horizontal, por autonomía, así lo señalan para que la morosidad se constituya en restricción para ser elegido como consejero.
Aspectos importantes en el desarrollo de las funciones de un miembro del Consejo de Administración:
- Aunque el presidente del Consejo pueda firmar el contrato con el administrador, por delegarse esta función por parte de la Asamblea de propietarios, esto no significa que el Presidente del Consejo se convierta en el jefe directo del administrador.
- El presidente del consejo preside el consejo y no en lo relacionado con el administrador. De ahí que las decisiones tomadas por este órgano deben constar en actas, de lo cual tendrá un soporte el administrador para que realice la gestión encomendada, siempre y cuando se encuentren en concordancia con la ley y el reglamento.
- El consejo de administración toma las determinaciones “necesarias en orden a que la persona jurídica cumpla sus fines, tal como lo señala el Art. 55 de la ley 675 de 2001.
- El administrador no hace parte del consejo, ya que sus reuniones, deliberaciones y votaciones no exigen la presencia, ni la participación del éste; aunque sí deben trabajar en equipo con el administrador, establecer las necesidades de la P.H., crear planes de trabajo, hacerles acompañamiento y seguimiento.
- El consejo debe establecer ciertas políticas de contratación que no se presten para dudas en lo que se refiere a las contrataciones que se realicen.
- El Consejo de Administración no debe, ni puede extralimitarse en sus funciones, no interferir con las decisiones que le corresponden a la Asamblea General, ni realizar las funciones que le corresponden al administrador, según el artículo 51 de Ley 675 de 2001.
- No puede exigirle al administrador para que actúe en contra del reglamento de propiedad horizontal.
- Los miembros del Consejo deben ser imparciales en todos sus actos, tratando a todos los copropietarios y residentes equitativamente, sin otorgar beneficios a alguno en particular.
- Los miembros del Consejo deben estar a paz y salvo por todo concepto con la P.H., por lo que no pueden estar en mora con sus cuotas de administración ordinarias, ni extraordinarias, o cualquier otra obligación tomada por la Asamblea o señalada en el Reglamento.
- Su gestión la realizan de manera gratuita, aunque la ley no restringe la posibilidad de que los consejeros reciban remuneración; sin embargo, en la mayoría de los reglamentos de propiedad horizontal se establece que su gestión sea voluntaria y sin recibir pago por ello.
Este Consejo debe componerse por un número impar de tres o más de los propietarios de las propiedades privadas, de acuerdo al periodo que se encuentra establecido dentro de los estatutos de la P.H. que, de no ser así, será de un año.