La apostilla es “certificar la autenticidad de la firma de funcionarios públicos o agentes diplomáticos en ejercicio de sus funciones y la calidad en que hayan actuado, la cual deberá estar registrada en la base de datos del Ministerio de Relaciones Exteriores, para que el documento sea válido y surta efectos legales en otro país miembro del Convenio de la Haya de 1961, sobre la abolición del requisito de legalización para documentos públicos extranjeros.”, Así reseña el Ministerio de Relaciones Exteriores, y que en un artículo de la notaría 19 describimos el paso a paso para realizar la apostilla ante la Cancillería.
¿Qué se requiere para que un documento público sea válido a nivel internacional?
Por encontrarse la persona en otro país distinto, se requiere legalizar el documento ante el Consulado o Cancillería de Colombia, y se apostilla con el fin que las firmas que están autorizadas para ello, sean igualmente legítimas y el documento surta efectos legales en el extranjero.
¿Ante quién se realiza la apostilla de reconocimiento de firmas?
Dicha apostilla de reconocimiento de firmas ha de hacerse ante notaría, por tanto los documentos para apostillar o legalizar debe estar firmado digitalmente por el Notario, quien a su vez debe estar registrado en la base de datos del Ministerio de Relaciones Exteriores, tal como expresa la Cancillería en su página web.
¿Qué hace el Ministerio una vez el notario firma el documento para apostillar?
El Ministerio de Relaciones Exteriores, en uso de sus facultades, apostilla o legaliza la firma del Notario, de modo tal que dicho servidor público podrá dar fe pública o notarial de aquellos documentos que se necesitan apostillar o legalizar, según sea el caso y surta plenos efectos legales en otro país.
¿Cuáles son los documentos que pueden ser apostillados?
Los siguientes documentos pueden ser apostillados o legalizados en línea y expedidos o firmados por notarios:
- Registros civiles de nacimiento, matrimonio o defunción.
- Escrituras públicas
- Declaraciones extraproceso
- Certificación notarial
- Libro de varios
- Edictos
En estos casos, debe ser fiel copia del original que reposa en el archivo de la notaría.
- Cédula de Ciudadanía.
- Tarjeta de identidad.
- Cédula de extranjería.
- Contraseña.
- Comprobante documento en trámite.
Para los anteriores documentos se solicita una autenticación a la vista de la fotocopia del documento en la notaría que sea de su parecer, o también se puede solicitar autenticación de fotocopia. Igualmente, para éste último trámite documentos como recibos, tirillas de pago, servicios públicos, carnés en general (excepto el carné de vacunación), tiquetes, libros y folletos, entre otros, se podrán expedir.
En este enlace puede consultar los diferentes documentos
https://www.cancilleria.gov.co/tt_ss/documentos-expedidos-o-firmados-notarias-
¿Cuál es el trámite para apostillar o legalizar documentos ante notaría?
- Solicitar el trámite respectivo ante la notaría que desee.
- Diligenciar formulario de solicitud de trámite.
- A su correo electrónico le llegará un código para realizar el trámite de apostilla ante el Ministerio de Relaciones Exteriores.
- Si encuentra alguna inconsistencia debe comunicarse con la Notaría para que realice el cambio sugerido, y así seguir con el registro.
- Ingresar al sitio web del Ministerio de Relaciones Exteriores
https://tramites.cancilleria.gov.co/apostillalegalizacion/solicitud/inicio.aspx para comenzar con su solicitud.
- Debe seleccionar el tipo de documento que desea apostillar o legalizar.
- Seleccione documentos electrónicos con firma digital
- Señale el documento a apostillar o legalizar.
- Acepte el aviso de privacidad de datos personales, antes de proseguir con la solicitud.
- Seleccione país de destino.
- Incluya el código que le fue suministrado en su correo electrónico.
- Aparecerá los datos de su trámite en el formulario en línea .
- Confirme si todos los datos incluidos están correctos.
- Aprobados los datos suministrados, aparecerá un número de solicitud que servirá para el seguimiento y consulta de su trámite.
- Cancele el valor del trámite ingresando https://tramites.cancilleria.gov.co/apostillalegalizacion/consulta/tramite.aspx
- Posteriormente, a su correo llegará el documento debidamente apostillado o legalizado.
- O si lo desea, podrá descargar el respectivo documento en la opción “Consulte su trámite” en la misma página señalada anteriormente, con el número de solicitud que le fue enviado a su correo electrónico.
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