Del pago oportuno de los copropietarios depende el correcto funcionamiento del Conjunto, porque con estos dineros se cubren costos de aseo, vigilancia, electricidad y agua, entre otros. Aunque los pagos son una obligación de los copropietarios se presenta su incumplimiento por parte de muchos de ellos, sin tener en cuenta las consecuencias por su irresponsabilidad.
La gestión de las cuotas de administración es una función del administrador y está consagrada en la ley 675 de 2001 en su Artículo 51, numeral 8:
“Cobrar y recaudar, directamente o a través de apoderados cuotas ordinarias y extraordinarias, multas, y en general, cualquier obligación de carácter pecuniario a cargo de los propietarios u ocupantes de bienes de dominio particular del edificio o conjunto, iniciando oportunamente el cobro judicial de las mismas, sin necesidad de autorización alguna.”
Para el cobro de las expensas comunes, el administrador generalmente usa las siguientes estrategias de cobro, dependiendo del tiempo en que se encuentra la cartera:
- Publicando el listado de morosos.
- Llamando directamente al propietario moroso.
- Cobrando intereses por mora.
- Contratando empresas de cobranzas para cobros pre y jurídicos.
- Suspendiendo servicios comunes NO esenciales.
- Haciendo acuerdos de pago con el deudor.
La cartera de un conjunto se divide por tiempo de la siguiente manera:
- Inferior a 30 días
- Entre 31 y 60 días
- De 61 a 90 días
- Superior a 90 días
De la adecuada administración se evita que la cartera llegue a tiempos superiores a los 90 días, por ser la más difícil de recuperar y la que mayor tiempo lleva.
Para el cobro de cartera, la administración debe contar con información confiable y adecuada para lograr realizar su gestión. Las herramientas más necesarias para realizar sus actividades son:
- Una contabilidad llevada correctamente y al día permite tener el estado de cartera de los apartamentos al día; de esta forma se pueden iniciar procesos y cobros sin complicaciones.
- Es importante contar con un Libro de copropietarios actualizado y acorde con la contabilidad, esto es básico y permite contactar al moroso.
- Contar con una empresa de cobranzas que colabore a la copropiedad con la gestión del cobro pre jurídico para los que se encuentren entre 61 y 90 días.
- La credibilidad del administrador, porque si el administrador amenaza y no cumple lo que hará es que aumentará el efecto contrario a la recuperación de la cartera.
- Acuerdos de pago correctamente diligenciados.
- Los descuentos o condonación de intereses que se puedan otorgar, los cuales deben estar previamente aprobados por una asamblea de propietarios donde indique montos y tiempo de aplicación.
- Indicadores de gestión que permitan tomar las decisiones adecuadas en el momento adecuado. Esto colabora a evitar que la cartera pase a la última etapa.
Dos indicadores básicos de gestión de cartera son el porcentaje de la cartera según rangos de tiempo y la variación de la cartera a través del tiempo. Con el primero se determinan las acciones a ejecutar para el cobro de la cartera y el segundo permite saber si las acciones tomadas están surtiendo efecto; cuando en el segundo indicador hay una variación negativa indica que la cartera se está recuperando, una variación positiva nos indica que las acciones ejecutadas no están surtiendo efecto.