¿Cómo se llevan a cabo las conciliaciones a través de Notaría?

La Ley 640 de 2001 modificó algunas normas relacionadas con la Conciliación, entre las cuales se destaca la facultad que se les concedió a los notarios para ejercer como Conciliadores.

Para iniciar el tema, se hace necesario hacer un bosquejo de lo que es la Conciliación, diciendo que es un mecanismo que se usa para que dos o más personas solucionen su conflicto, acudiendo ante una tercera que debe ser calificada, objetiva, con empatía, que conozca el conflicto, que sea facilitador, que genere alternativas y que sepa conducir a la solución.

La conciliación se destaca dentro de los mecanismos alternos de solución de conflictos (M.A.S.C.), presentando para sus usuarios beneficios de gratuidad, de celeridad, de satisfacción, entre otros; generando una importante descongestión de los despachos judiciales y haciendo presencia en lugares lejanos e influenciados por la violencia, donde no hay presencia del gobierno y mucho menos de autoridades que se encarguen de resolver las dificultades de sus pobladores.

La Ley 640 de 2001 regula lo concerniente a la Conciliación Extrajudicial en Derecho, de su Art. 19 al 22, incluyéndose en ésta la que se realiza en las notarías  y a donde acuden las partes en conflicto, de común acuerdo.

La Ley 446 de 1998 es la que señala las normas generales que se aplican a la conciliación ordinaria, de las cuales extractamos las siguientes:

¿Qué requisitos deben cumplir los solicitantes de la conciliación en Notaría?

• Debe ser solicitada personalmente por las partes que desean resolver su problema mediante este mecanismo, o mediante su apoderado.
• Esta solicitud debe ser redactada como si fuera un derecho de petición donde deben señalarse los hechos, lo que se pretende con la conciliación, fundamentos de Derecho, pruebas, anexos, competencia y cuantía y los datos necesarios para efectuar las notificaciones.
• En caso de apoderado, adjuntar el poder.

A continuación, cumpliendo con los requisitos enunciados, la notaría procederá a establecer la fecha y la hora para que se efectúe la conciliación, la cual se le notificará personalmente al convocante el mismo día en el que presente la solicitud,  y por correo certificado al convocado.

Una vez concluida la conciliación, si resultó positiva, se levantará acta del acuerdo conciliatorio; de lo contrario, se expedirá un certificado donde se manifieste que no se llegó a un acuerdo.

¿Qué asuntos son conciliables?

Tal como lo dispone el Art. 65, son conciliables todos los asuntos que sean susceptibles de transacción, desistimiento y los que estipule la Ley; de tal forma que se pueda conciliar sobre temas comerciales, civiles y de familia.

Por el contrario, no son susceptibles de conciliación, los derechos fundamentales, las normas de orden público, asuntos donde se involucren las buenas costumbres, asuntos legales y constitucionales, derechos ciertos e indiscutibles de los trabajadores y delitos que no admiten desistimiento, entre otros.

¿Cuánto demora este trámite de conciliación?

El Notario revisará que el tema por el que se hace la solicitud sea conciliable, de ser así, citará a audiencia en el menor tiempo posible,  pero teniendo que surtirse  dentro de los tres (3) meses siguientes a la presentación de solicitud.

Sin embargo, en caso que existan acuerdos que requieran de más tiempo para solucionarse, convocante y convocado, de mutuo acuerdo, pueden  extender el término.

Cuando el Notario verifica que es competente para el tipo de solicitud que le hacen, se hará la anotación de la fecha y hora en el libro radicador de conciliaciones, pero si el asunto se sale de su competencia, o no se logra una conciliación entre las partes, expedirá una constancia dentro de los diez días siguientes.

Una vez realizada la audiencia de conciliación con acuerdo conciliatorio, el conciliador levanta un acta de conciliación que llene los requisitos del Art. 1º de la Ley 640 de 2001.

¿Qué efectos legales tiene el Acuerdo de Conciliación?

Este acuerdo hace tránsito a cosa juzgada, es decir, hace las veces de una sentencia en firme y no cabe contra ella ninguna impugnación que la modifique; asimismo, en caso que una de las partes incumpla, el acuerdo presta mérito ejecutivo y puede iniciarse proceso ejecutivo en contra de la persona que no acate lo conciliado.
Así las cosas, lo ideal es resolver los conflictos de forma pacífica entre las partes en contienda, sin tener que acudir a los medios judiciales.