POLITICA DE TRATAMIENTO DE DATOS NOTARIA 19 BOGOTA

POLITICA DE  TRATAMIENTO DE  DATOS NOTARIA 19  BOGOTA

CAPÍTULO PRÍMERO DISPOSICIONES GENERALES

Jose Miguel Rojas Cristancho,    Notario 19  del  círculo  del  Bogotá, atendiendo a lo dispuesto  en   la  Ley  1581   de   2012,   el  Decreto   1377   de   2013   y  las   del Notariado Colombiano, me  permite dar  a  conocer   e  informar   la  política  de  tratamiento de   datos personales   que   debe   tener   en   cuenta  la  Notaria   en   el  ejercicio   de   sus funciones y que  será  de obligatoria aplicación  por parte  de los empleados y contratistas de la Notaria.

1.1 Identificación del responsable del tratamiento

1.2 Definiciones

Dato personal:  cualquier  información  vinculada  o  que   pueda  asociarse  a  una   o  a varias  personas naturales determinadas o determinables.Dato personal semiprivado: son  aquellos datos que  no  tienen una  naturaleza íntima, reservada, ni pública  y cuyo  conocimiento o  divulgación   puede interesar no  solo  a  su titular,  sino  a un  grupo  de  personas o a la sociedad en  general. En este caso,  para  su tratamiento  se   requiere  la  autorización  expresa  del   Titular   de   la  información.   Por ejemplo:  datos de  carácter financiero,  datos relativos  a las  relaciones  con  las  entidades de seguridad social (EPS, AFP, ARL, Cajas  de Compensación).

Dato personal sensible: son  aquellos  que  afectan la intimidad  del  Titular  o cuyo  uso indebido   puede generar su  discriminación,  tales   como  aquellos  que   revelen  el  origen racial   o  étnico,   la   orientación   política,   las   convicciones   religiosas   o  filosóficas,   la pertenencia   a   sindicatos,   organizaciones   sociales,   de   derechos   humanos  o   que promueva  intereses  de   cualquier  partido  político   o  que   garanticen  los  derechos    y garantías  de  partidos  políticos  de  oposición  así  como  los datos relativos  a la salud,  a la vida sexual  y los datos biométricos.

Dato personal privado: es un dato  personal que  por su naturaleza íntima  o reservadasolo interesa a su Titular y para  su  tratamiento requiere de  su autorización expresa. Por ejemplo: Nivel de escolaridad, libros de los comerciantes, entre  otros dato  personal  público:  es   aquel    tipo   de   dato    personal  que   las   normas  y   la Constitución han  determinado expresamente como  públicos  y, para  cuya  recolección y tratamiento,  no  es  necesaria  la autorización  del  Titular  de  la información.  Por ejemplo: estado civil de  las personas, datos contenidos del RUNT, datos contenidos en  sentencias judiciales  ejecutoriadas, entre  otros. Autorización:  consentimiento  previo,   expreso e  informado del  Titular  para   llevar  acabo  el Tratamiento de datos personales.Base  de    Datos:  conjunto organizado   de   datos  personales   que   sea    objeto  de Tratamiento. Encargado del Tratamiento: persona natural o jurídica,  pública  o privada, que  por  sí misma  o en  asocio  con  otros,  realice  el Tratamiento de  datos personales por  cuenta del responsable del Tratamiento. Responsable del Tratamiento:  persona natural  o jurídica,  pública  o privada, que  por sí misma  o en  asocio  con otros,  decida  sobre  la base  de  datos  y/o el Tratamiento de  los datos.

Titular: persona natural cuyos  datos personales sean  objeto de Tratamiento. Tratamiento:  cualquier  operación  o conjunto de  operaciones  sobre  datos  personales, tales  como  la recolección, almacenamiento, uso,  circulación  o supresión.

Transferencia:   La  transferencia   de   datos  tiene   lugar   cuando  el  responsable   y/o Encargado  del   Tratamiento   de   datos  personales,   ubicado   en   Colombia,    envía   la información  o  los  datos personales  a  un  receptor,  que   a  su  vez  es  Responsable  del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera  del país.

Transmisión:  Tratamiento  de  datos personales  que  implica  la comunicación  de  estos dentro o  fuera   del  territorio de  la  República   de  Colombia  cuando tenga   por  objeto   la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del responsable

1.3 Objetivo de la política

La presente Política de Tratamiento de Datos Personales tiene como propósito establecer los criterios bajo los cuales se realiza el tratamiento de la información personal que reposa en las bases de datos, archivos físicos y digitales de NOTARÍA 19 DE BOGOTÁ, dando así cumplimiento al artículo 15 y 20 de la Constitución Nacional, la Ley 1581 de 2012, el Capítulo 25 del Decreto 1074 de 2015 y la Sentencia C-748 de 2019.

1.4  Alcance de la política

Esta  política  aplica  para  toda  la información  personal  registrada  en  las  bases de  datos de  NOTARÍA 19 DE BOGOTÁ, quien  actúa en  calidad  de responsable  del  tratamiento  de datos personales. Así mismo  establece los criterios   que  la NOTARÍA 19 DE BOGOTÁ ha incorporado para  el tratamiento de  los datos personales, los mecanismos para  que  los titulares puedan ejercer sus  derechos, las finalidades, las medidas de  seguridad, y otros aspectos relacionados con la protección de la información personal.

La presente Política  de  tratamiento  de  datos personales  está dirigida  a  cualquier  titular de  la información o aquel  que  actúe como  su representante y del  cual  NOTARÍA 19 DE BOGOTÁ haya  requerido información personal para  el desarrollo de alguna actividad.

1.5     Principios

Teniendo en cuenta lo establecido en el artículo 4 de la ley 1581 de 2012, los principios aplicables en la presente política son: Principio de legalidad en materia de Tratamiento de datos: El Tratamiento de datos es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en la ley y las demás disposiciones que la desarrollen.

Principio de finalidad: El Tratamiento  debe   obedecer a  una   finalidad   legítima   de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe  ser  informada al Titular.

Principio de libertad:  El Tratamiento  sólo  puede ejercerse con  el  consentimiento,

previo,  expreso e informado del Titular.  Los datos personales no podrán ser  obtenidos o divulgados sin previa  autorización, o en  ausencia de  mandato legal  o judicial  que  releve el consentimiento.

Principio de veracidad  o calidad: La  información  sujeta  a  Tratamiento  debe   ser veraz,   completa,   exacta,  actualizada,   comprobable   y  comprensible.   Se   prohíbe   el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que  induzcan a error. Principio de transparencia:  En  el  Tratamiento  debe   garantizarse  el  derecho  del Titular   a   obtener  del   Responsable   del   Tratamiento,   en   cualquier   momento  y  sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que  le conciernan.

Principio de acceso y circulación restringida: El Tratamiento se sujeta a los límites

que  se  derivan  de  la  naturaleza  de  los  datos personales,  de  las  disposiciones  de  la presente ley y la Constitución.  En este sentido,  el Tratamiento  sólo  podrá  hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la presente ley. Principio de seguridad: La información  sujeta a  Tratamiento  por  el Responsable  del Tratamiento  o Encargado del  Tratamiento  a  que  se  refiere  la presente ley,  se  deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que  sean necesarias para otorgar  seguridad  a  los  registros  evitando  su  adulteración,  pérdida,  consulta,  uso  o acceso no autorizado o fraudulento.

Principio  de   confidencialidad:   Todas    las    personas   que    intervengan    en    el Tratamiento   de   datos  personales   que   no   tengan  la  naturaleza   de   públicos   están obligadas  a  garantizar la reserva de  la información,  inclusive  después de  finalizada  su relación   con   alguna  de   las  labores  que   comprende  el  Tratamiento,  pudiendo  sólo realizar   suministro  o  comunicación  de   datos  personales  cuando  ello  corresponda  al desarrollo  de  las  actividades  autorizadas  en  la  presente ley  y  en  los  términos  de  la misma.

Principio de temporalidad:  Conforme  al  Artículo  19  del  Decreto   1377  de  2013,   los Responsables y Encargados del  Tratamiento sólo  podrán recolectar, almacenar, usar  o circular   los  datos  personales  durante  el  tiempo   que   sea   razonable  y  necesario,  de acuerdo   con   las   finalidades   que    justificaron   el   Tratamiento,    atendiendo   a   las disposiciones  aplicables  a  la materia  de  que  se  trate y a  los  aspectos administrativos,contables,  fiscales,  jurídicos  e  históricos de  la  información.  Una  vez  cumplida   la  o  las finalidades   del   Tratamiento   y   sin   perjuicio   de   normas  legales   que   dispongan   lo contrario, el Responsable y el Encargado deberán  proceder a la supresión de  los datos personales  en  su  posesión.  No obstante lo anterior,  los  datos personales  deberán ser conservados cuando así  se  requiera  para   el  cumplimiento  de  una   obligación   legal  o contractual.

CAPÍTULO SEGUNDO  TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

2.1.     Tipos de datos personales que recolecta NOTARÍA 19 DE BOGOTÁ NOTARÍA    19  DE   BOGOTÁ    recolecta    datos   personales    de  carácter   público, semiprivado, privado  y sensible. De acuerdo con la clasificación  del Registro  Nacional  de Bases   de  Datos   Personales,  las  categorías  de  datos que  tiene   la  NOTARÍA  19 DE BOGOTÁ,  en sus  bases de datos, so n las siguientes:

•  Datos  generales
•  Datos  de Identificación
•  Datos  de ubicación
•  Datos  sensibles
•  Datos  de contenido socio económico
•  Otros  datos

2.2.     Tratamiento al cual se someten los datos personales

Los datos personales que  son  obtenidos por  NOTARÍA 19 DE BOGOTÁ están sometidos a los siguientes tratamientos:

2.2.1.      Recolección

NOTARÍA 19  DE BOGOTÁ recolecta  información  personal  a  través   de  diversos  medios en  el  desarrollo  de  las  diferentes  actividades  relacionadas  con  su  objeto   social,  y las obligaciones que  tiene  como  empleador. La información personal será  obtenida de  tres formas  diferentes:  a)  directamente del  titular,  b)  de  un  tercero siempre y cuando este cuente con la autorización y c) de fuentes públicas  de información.

Así mismo  la  recolección  de  información  personal  podrá   llevarse   a  cabo  a  través   de

medios  físicos,  digitales  o electrónicos,  y en  cada  uno  de  ellos  se  incorporará  un  aviso de  privacidad  y autorización,  dando  así  cumplimiento  a los requisitos  establecidos  en  el art.  2.2.2.25.3.2 y 2.2.2.25.3.3 del  decreto 1074  de  2015  y obedeciendo  los  principios de libertad y finalidad  del art.  4 de la Ley 1581  de 2012.

2.2.2.      Almacenamiento

El  almacenamiento  de   la  información  personal  contenida  en   las  bases  de   datos   o sistemas de  información  se  encuentra en  los  servidores  propios   dentro del  país,  y en servidores  externos de  terceros, los  cuales   cuentan con  medidas  de  seguridad  física,técnicas   y   administrativas,   y   cuenta  con   controles   de   acceso  a   la   información, garantizando el principio de acceso y circulación restringida.En cuanto a imágenes y voz de los titulares, que  se capturan a través  de las cámaras de

seguridad, la duración del  almacenamiento es  de  veinte  (20)  días  calendario,  una  vez transcurrido  este tiempo,  dicha  información  es  sobre   escrita  o  eliminada.  La demás información sobre  la cual  realizamos tratamiento será   almacenada de  acuerdo con  los tiempos que  por Ley se establezcan.

2.2.3.     Circulación

Por  regla   general,  NOTARÍA 19  DE BOGOTÁ no  comparte  los  datos  personales  que recolecta,  con  terceros. No  obstante, NOTARÍA 19  DE BOGOTÁ para   el  cumplimiento efectivo  de  sus  obligaciones  puede entregar los  datos a  otras  entidades  amparados en los artículos 2.2.2.25.5.1 y 2.2.2.25.5.2 del  decreto 1074  de  2015  que  establece que  se encuentra permitido la transferencia de  datos personales cuando sea  necesario para  la ejecución  de  un  contrato entre   el  titular  y  el  responsable  del  tratamiento,  o  para   la ejecución  de  medidas  precontractuales  siempre  y cuando se  cuente con  la autorización del titular.

2.2.4.     Supresión

La información  personal que  se  solicite  en  relación   con  el  cumplimiento de  aspectos: legales, contractuales, tributarios, con fines de auditoría, entre otros  relacionados, permanecerá  almacenada  de   acuerdo  con  los  tiempos  máximos  establecidos  en   la legislación  colombiana para  su retención.

La supresión  de  la información  personal  recolectada  en  bases de  datos, cuyo  fin no  es obligatorio  por  ley,  se  realizará  una  vez  se  haya cumplido  y eliminado  la finalidad  para la cual  fueron  recolectados,  conforme a  las  autorizaciones,  contratos y/o  acuerdos que el titular  de  la información  previamente  haya  pactado con  NOTARÍA 19 DE BOGOTÁ,  no obstante,  pueda  que   alguna   información   se   conserve  por   fines estadísticos   o  de auditoría.

2.3.      Autorización para el tratamiento de datos

NOTARÍA 19  DE BOGOTÁ solicitará   de  manera  libre,  previa,   expresa  y  debidamente informada, la autorización por  parte  de  los titulares de  los datos personales y para  ello generará mecanismos idóneos garantizando para  cada  caso  que  sea  posible  verificar  el otorgamiento  de  dicha  autorización.  La misma,  podrá  constar en  cualquier  medio,  bien sea  un  documento físico,  digital,  electrónico  o  en  cualquier formato   que  garantice  su posterior consulta a través  de herramientas técnicas, cumpliendo con los requisitos establecidos en la ley.

2.4.1.      Autorización tratamiento de datos niños, niñas y adolescentes

NOTARÍA 19 DE BOGOTÁ  podrá   recolectar  datos de  menores de  edad  en  cumplimiento de:  a)  El artículo  32 de  la Ley 789  de  2002  en  relación con la obligación  de  adelantar la vinculación   de   aprendices  y  b)  el  derecho  de   los  cotizantes  de   afiliar  a  cualquier pariente  dentro del  tercer grado   de  consanguinidad  o  a  cualquier  menor de  12  años (sea  o no pariente) siempre y cuando dependa económicamente.En caso  de  llegar  a  requerir  la recolección  directa  de  datos personales  de  menores de edad   para   trámites   que   no  sean   notariales,   NOTARÍA 19  DE  BOGOTÁ requerirá   la autorización  de  tratamiento  a  los  padres o  adultos  responsables  de  dicho  menor de edad.

2.4.      Medidas de seguridad y protección

NOTARÍA 19   DE  BOGOTÁ  ha   adoptado   medidas    técnicas,    jurídicas,    humanas     y administrativas necesarias para  procurar la seguridad de  los datos de  carácter personal protegiendo la confidencialidad, integridad, uso,  acceso no  autorizado y/o  fraudulento. Asimismo,   internamente  NOTARÍA 19  DE  BOGOTÁ ha   implementado  protocolos  de seguridad  de  obligatorio  cumplimiento  para   todo   el  personal con  acceso  a  datos de carácter personal y a los sistemas de información.

2.5.      Obligaciones de los encargados de la información personal

Las  empresas y/o  personas externas a  NOTARÍA 19 DE BOGOTÁ, que  en  virtud  de  una relación  contractual  realice  el tratamiento de  datos personales  por  cuenta de  NOTARÍA

19 DE BOGOTÁ, deberá cumplir con las siguientes obligaciones:

1. Garantizar al titular  el acceso, consulta, actualización,  rectificación  de  sus  datos personales.
2. b. Solicitar  y conservar copia  de  la respectiva  autorización  para  el tratamiento  de datos personales informando la finalidad  de la recolección
3. c. Conservar  la  información   bajo   las   condiciones   de   seguridad   que   impida   la adulteración, pérdida, consulta, uso  o acceso no autorizado o fraudulento
4. d. Adoptar  un  manual  interno  de  políticas  que  garanticen  el  cumplimiento  de  la

Ley 1581  de 2012,  relativa  a la protección de datos personales.

1. Permitir  el acceso a la información únicamente a las personas que  pueden tener acceso a ella.
2. f. Cumplir  con  las  obligaciones  establecidas  en  el  artículo  18  de  la  Ley 1581  de

2012,   y  sus  respectivos  decretos  reglamentarios,  relativos  a  la  protección  de datos personales.

2.6.     En caso de operar como encargado de la información

En los casos  de  que  NOTARÍA 19 DE BOGOTÁ opere  como  encargado de  la información, los  Responsables  de  la  información  deberán solicitar   y conservar  la  autorización  del titular   de  la  información,   para   el  tratamiento  de  los  datos  personales   por  parte   de NOTARÍA 19   DE  BOGOTÁ, por   lo  que   NOTARÍA 19   DE  BOGOTÁ presume  que   el Responsable de  la información, cuenta con  las  autorizaciones previas y expresas de  los titulares   con   quien    tiene    contacto,   para    hacer    uso   de   sus   datos  personales   y suministrará copia  de  tales   autorizaciones en  caso  de  que  NOTARÍA 19 DE BOGOTÁ  lo requiera, para  los fines consagrados en la política de tratamiento de datos personales.

CAPÍTULO TERCERO

DERECHOS QUE TIENEN LOS TITULARES DE LOS DATOS PERSONALES

3.1.     Derecho de los Titulares

El Derecho Fundamental al  Habeas Data,  faculta  al  titular  del  dato  solicitar  el  acceso, actualización,  rectificación y supresión  de  sus  datos personales  que  se  encuentran en posesión de  un tercero, a su vez,  puede  revocar la autorización que  ha  otorgado para  el tratamiento.  Si un  titular  de  datos personales  considera  que  NOTARÍA 19 DE BOGOTÁ tiene  acceso a  sus  datos personales, esta  persona puede en  todo  momento solicitar  la consulta  de  sus  datos, o si considera  que  NOTARÍA 19 DE BOGOTÁ  está haciendo  mal uso  de sus  datos, puede realizar  la respectiva reclamación.

El titular  está facultado para  solicitar:

1. Acceder  en  forma  gratuita  a  sus  datos personales  que  hayan   sido  objeto   de

Tratamiento.

1. b. Conocer,  actualizar y rectificar   su  información. Este  derecho se  podrá   ejercer, entre   otros  frente  a  datos parciales,  inexactos,  incompletos,  fraccionados,  que induzcan a error,  o aquellos cuyo  tratamiento  esté  expresamente prohibido  o no haya  sido autorizado.
2. c. Conocer  por  qué  y para  qué  NOTARÍA 19 DE BOGOTÁ, recolecta información  en base  de datos.
3. d. Revocar  la  autorización  dada  para  contener información  personal  en  las  bases de  datos de  NOTARÍA 19 DE BOGOTÁ y/o  solicitar  la supresión del  dato  siempre que  no exista  un deber legal o contractual que  impida  eliminarlos.
4. Presentar queja ante   la  Superintendencia  de   Industria  y  Comercio,   cuando NOTARÍA 19   DE  BOGOTÁ no   haya   atendido  satisfactoriamente  consultas  o reclamos.
5. f. Solicitar prueba de  la autorización otorgada al responsable  del tratamiento salvo

cuando  expresamente  se   exceptúe  como    requisito   para    el  tratamiento,   de conformidad con lo previsto en el artículo  10 de la Ley 1581  de 2012.

1. g. Abstenerse  de  responder las  preguntas  sobre  datos   sensibles  Tendrá   carácter facultativo las  respuestas que  versen sobre  datos  sensibles o sobre  datos  de  las niñas  y niños  y adolescentes

3.2.     Procedimiento para ejercer los derechos como titular de los datos

3.2.1.      Consulta

A través  del mecanismo de  la consulta, el titular  del dato  podrá  solicitar  a NOTARÍA 19 DE BOGOTÁ, acceso a su información personal.La consulta  será  atendida  en  un  término  máximo  de  diez  (10)  días  hábiles  contados a partir   de  la  fecha   de  recibo   de  esta. En  caso   de  no ser  posible   dar  respuesta a  la consulta dentro del término referenciado, se le informará, los motivos  de  la demora y se le  dará   respuesta, máximo cinco  (5)  días  hábiles   siguientes  al  vencimiento  del  primer término.

3.2.2.      Reclamo

A través  del  mecanismo  de  reclamo,  el titular  del  dato  podrá  reclamar  a  NOTARÍA 19

DE BOGOTÁ, alguna  inconformidad  que  tenga sobre el uso  que  se  le está  dando a  sus datos.

El reclamo será  atendido en  un  término máximo  de  (15)  quince  días  hábiles  contados a partir  del  día  siguiente  a  la fecha  de  su  recibo.  En  caso  de  no  ser  posible  atender el reclamo dentro de  dicho  término se  le informará, los motivos  de  la demora y se  le dará respuesta máxima (8) ocho  días  hábiles  siguientes al vencimiento del primer  término.

En caso  de que  el reclamo se  encuentre incompleto, se le requerirá, dentro de los cinco

(5)  días  siguientes a la recepción del  reclamo para  que  subsane las fallas.  Transcurridos dos   (2)   meses  desde  la  fecha   del   requerimiento,   sin  que   presente  la  información requerida,   se   entenderá  que   ha   desistido   del   reclamo.   Cuando    NOTARÍA 19   DE BOGOTÁ no  sea  el directo  responsable para  resolver el  reclamo, dará  traslado a  quien corresponda en  un  término  máximo  de  dos  (2)  días  hábiles  e informará  de  la situación al titular.

3.3. Titulares o personas facultadas para realizar consulta o reclamo

Las personas facultadas para  solicitar  una  consulta a  NOTARÍA 19 DE BOGOTÁ son  las siguientes:

1. Los  empleados,   contratistas,   proveedores  y  colaboradores   que   han   tenido

alguna relación  con NOTARÍA 19 DE BOGOTÁ

1. b. Los usuarios finales  y clientes de cualquier servicio  y/o línea de producto
2. c. A los terceros autorizados por el Titular o por la Ley
3. d. En general, a cualquier titular  de  la información personal que  sus  datos, reposen en las bases de datos de NOTARÍA 19 DE BOGOTÁ

Estos  casos,  son meramente ejemplificativos y no son  exclusivos, ni excluyentes.

3.3.1.      Información que debe acreditar el titular o persona

Para   la  radicación  y  atención  de   su   solicitud   le  solicitamos  suministrar  la  siguiente información:

• Nombre  completo y apellidos
• Datos  de contacto (Dirección  física y/o electrónica y teléfonos de contacto),
• Medios para  recibir respuesta a su solicitud,
• Motivo(s)/hecho(s)  que   dan   lugar   al  reclamo   con  una   breve   descripción   del derecho que  desea   ejercer (conocer, actualizar, rectificar, solicitar  prueba de  la autorización otorgada, revocarla, suprimir, acceder a la información)
• Firma (si aplica)  y número de identificación.

Todo  ejercicio   de   sus   derechos  requiere  de  legitimación  previa,   de  acuerdo  con  lo descrito en  el artículo  2.2.2.25.4.1 de  decreto 1074  de  2015,  por  lo cual  toda  petición  o reclamo asociados a  solicitudes de  acceso, rectificación, actualización o eliminación   de datos deberá estar  acompañada de cualquiera de los siguientes documentos:

• a. Fotocopia de su documento de identidad
• b. Carta  autenticada de acreditación de causahabiente
• c. Carta  autenticada de representación o apoderamiento
• d. Otro  documento que  acredite  la  facultad  de  representación  del  titular   de  los datos
• e. Nombres y apellidos   completos,  Tipo  y número de  identificación,  Dirección  de domicilio,   teléfono   de   contacto,  correo      electrónico,   información   necesaria relacionada a la solicitud.

3.4.  Solicitud de imágenes o videos

En caso  de que  el titular  de  la información solicite  acceso a imágenes y/o videos  donde se capture su información, deberá seguir  el siguiente procedimiento:

• a. Indicar   los  hechos  de  la  solicitud,   estableciendo  fecha,   hora,   lugar   y  demás información que  facilite la ubicación  del fragmento de imagen o video
• b. Justificar  la necesidad de la solicitud
• c.  Aportar   los  documentos  que   permitan  justificar   que   el  titular   es   la  persona indicada  para   realizar   dicha   solicitud.   En  caso   de  que   el  interesado  sea   un tercero, deberá aportar el documento de autorización para  el acceso a esa información por parte  del titular  del dato.

3.4.1.      Procedimiento para trámites por solicitud de imágenes y/o videos

Para  que  proceda el trámite, NOTARÍA 19 DE BOGOTÁ:

• a.  Verificará  que  la información  aún  se  encuentre almacenada  en  sus  servidores, de acuerdo con lo establecido en el numeral 2.2.2  de la presente política
• b. Revisará dicha  solicitud,  y verificará  si es  procedente, revisando que  no afecte el derecho a  la intimidad,  y otros   derechos fundamentales  de  terceras personas, diferentes al titular  de la información que  se  encuentren en  dichas  imágenes y/o video
• c. En   caso    de   que   afecte    derechos  de   terceros,  NOTARÍA 19   DE  BOGOTÁ
• notificará  que   dentro de  la  información  solicitada  se  encuentran imágenes  de terceros,  por  lo  cual  se   requiere  realizar   la  anonimización  (hacer   borrosa  o fragmentar) de  los datos. Los costos  de  dicho  proceso de  anonimización  deben ser  cancelados por el solicitante.
• d. En  caso   que   no  afecte   derechos  fudamentales  de  terceros, NOTARÍA 19  DE BOGOTÁ citará  al titular  de  la información en  sus  instalaciones para  que  pueda visualizar  la información que  requiere.

3.5.     Canales habilitados para el ejercicio de los derechos

La Notaria  19  de  Bogotá,   ha  dispuesto  los  siguientes  canales  de  comunicación  para atender las  diferentes  solicitudes,  peticiones,  quejas y reclamos,  en  cuanto al  manejo de datos personales por parte  de los titulares:

1. a) En las oficinas  de  la Notaria  19  de  Bogotá  ubicadas  en  la Calle 10  10-74  en la ciudad  de Bogotá  D.C.
2. b) A través  del correo  electrónico: info@notaria19.org
3. c) Vía telefónica al número: PBX 9191019
4. d) Las peticiones,  quejas y  reclamos  recibidas  a  través de  los  diferentes canales descritos, serán remitidas a la Dirección  Jurídica  de  la Notaria  19 de Bogotá,  quien  dará  respuesta en los plazos  establecidos por la Ley.

3.6.     Responsable del cumplimiento de la política de protección de datos

El responsable  del  efectivo   cumplimiento  de  la  Política,  así  como  de  las  consultas  y reclamos   relacionados   con   la  protección   de   datos  personales   de   los   titulares   en NOTARÍA 19 DE BOGOTÁ será   el área  ADMINISTRATIVA, En todo  caso  el  responsable, podrá   requerir  otras   áreas  de  NOTARÍA 19  DE BOGOTÁ para   efectos  de  verificar  el cumplimiento de  la normatividad relativa  a protección de  datos personales. En caso  de cualquier  duda   respecto  a  esta política,   puede   contactarnos  a  través   de  los  canales descritos en el numeral 3.5 de esta política.

CAPÍTULO CUARTO DISPOSICIONES FINALES

4.1.     Medidas permanentes

En   el   tratamiento   de   datos  personales,    NOTARÍA  19   DE  BOGOTÁ  de   manera permanente, verificará   en  sus  procesos, protocolos,  procedimientos y políticas,   que  se garantice el derecho de hábeas data  a los titulares de la información.

4.2.     Vinculatoriedad con la política

Cualquier   titular   de  la  información   que   tenga  alguna   relación   con  NOTARÍA 19  DE BOGOTÁ, deberá acatar la presente política.  Los titulares  de  la información,  diferente  a los  usuarios  finales,   deberán cumplir  con  el  manual interno  de  políticas  relativas  a  la protección de datos personales.

4.3.     Modificaciones a la política de tratamiento

La  Notaria   19   de   Bogotá,    podrá   modificar,   en   cualquier  momento,  su   política   de tratamiento  de   datos  personales.   Cualquier   cambio   será    publicado  y  previamente anunciado.  En  todo   caso,   se  conservarán  las  versiones  anteriores  de  la  política  de tratamiento de datos personales.

4.4.     Cumplimiento de los principios

NOTARÍA 19  DE  BOGOTÁ garantiza   los  principios   de   legalidad,   finalidad,   libertad, veracidad o calidad, transparencia, acceso y circulación   restringida, seguridad y confidencialidad sobre  los datos que  reposan en  las  bases de  datos de  NOTARÍA 19 DE BOGOTÁ.

4.5.     Manual interno de políticas y procedimientos

La  presente  política   de  tratamiento  de   datos  personales  se   articula   con  el  Manual interno  de  Políticas  para   el  tratamiento  de  datos  personales,  el  cual,   establece  los criterios, requisitos y lineamientos para  que  se haga  efectiva la presente política.

4.6.     Vigencia

Las bases de  datos en  las que  se  registrarán los datos personales tendrán una  vigencia igual   al  tiempo   en   que   se   mantenga  y  utilice   la  información  para   las   finalidades descritas en  esta política.  Los datos personales proporcionados se  conservarán mientras se  mantenga la  relación  contractual con  el  Titular  de  la información o  mientras no  se solicite   su  supresión  por  el  interesado  y  siempre  que   no  exista   un  deber  legal   de conservarlos.

4.7.     Fecha de aprobación de la política y entrada en vigor

La presente política  rige  a partir  de  su  publicación por  parte  La Notaria  19 de  Bogotá  a partir  del,  14 de Marzo de 2018.  En la fecha  se  dispone la publicación en  la página web de   La  Notaria   19  de   Bogotá,    este   documento, y  los  formatos  de   actualización  de información  y autorización de  tratamiento  de  datos personales,  el aviso  de  privacidad  y el  envío,  a  través   de  correo   electrónico  a  los  Usuarios   de  La Notaria   19  de  Bogotá. Dando   cumplimiento  a  lo  dispuesto  en  la  Ley  1581  de  2012,   “Por  la  cual  se  dictan disposiciones  generales  para  la protección  de  datos personales”  y de  conformidad  con lo señalado en el Decreto  1377  de  2013  y en el Decreto  1074  de 2015,  habiendo leído y

aceptado los términos y condiciones de  uso  dé  la Política para  el Tratamiento de  Datos Personales  de  La Notaria   19  de  Bogotá,   la  cual  se  encuentra publicada  en  la  página web     www.notaria19bogota.com.   Autorizo   el   tratamiento   SI   /  NO   de    los   datos personales  que  sobre   mí  reposen en  sus  bases de  datos para   recolectar,  almacenar, usar,   circular,    registrar,   administrar,   procesar,  confirmar,   suprimir   y  actualizar  la información  de   carácter  personal  que   he   suministrado,  o  que   sobre   mi  recoja.  Lo anterior  con  el  fin  de:   a)   Vinculación  de  usuarios,  proveedores  y  servicios   que   La Notaria  19 de  Bogotá,  requiera para  el correcto  ejercicio  de  sus  funciones.  b)  Ejecución de  los  procesos misionales  de  la  entidad.  c)  Atender   solicitudes,  peticiones,  quejas   y reclamos  que   se  puedan  presentar  producto del  desarrollo  del  objeto   social  de  la

entidad.  Efectuar encuestas  de  satisfacción  respecto de  los  servicios  ofrecidos por  La Notaria  19  de  Bogotá  en  desarrollo de  sus  funciones. f) Difundir,  transferir o transmitir datos  personales   que   se   generen  como   producto  de   la   ejecución   de   relaciones contractuales, normativa legal  vigente o para  implementar servicios  propios  del  objeto social  de  La Notaria  19 de  Bogotá.  g)  Mantener un  esquema de  seguridad mediante el sistema de  videograbaciones que  se  realizan   en  las  instalaciones de  La Notaria  19  de Bogotá   que  permitirá  garantizar la  seguridad  de  las  instalaciones,  bienes  y  personas que   hacen parte   de  la  entidad  y  dar  seguimiento  al  cumplimiento  de  las  relaciones contractuales.  h)  Manejo  y administración  de  correspondencia  enviada  por  la  entidad. Así mismo,  doy fe de  que  he  sido informado de  los derechos que  de  conformidad con la ley  le  asisten  al  Titular  de  los  datos personales  que  son  los  siguientes:  a)  Conocer, actualizar y rectificar  sus  datos personales frente  a  los Responsables o Encargados del Tratamiento.   b)   Solicitar   prueba  de   la   autorización   otorgada  al   Responsable   del Tratamiento  de  los  datos personales  salvo  cuando  expresamente  se  exceptúe  como requisito  para   el  Tratamiento  de  conformidad  con  el  artículo   décimo   (10)  de  la  Ley

1581   de  2012.   c)  Ser  informado  por  el  Responsable  o  Encargado  del  Tratamiento, previa  solicitud,  respecto del  uso  que  le ha  dado  a  sus  datos personales.  d)  Presentar ante  la Superintendencia de  Industria  y Comercio  quejas por  infracciones  a la dispuesto en  la presente ley y las  demás normas que  la modifiquen,  adicionen  o complementen. e)  Revocar  la autorización  y/o  solicitar  la supresión  del  dato  cuando en  el Tratamiento no   se   respeten  los  principios,   derechos  y  garantías  constitucionales  y  legales.   La revocatoria   y/o   supresión   procederá  cuando  la   Superintendencia   de   Industria   y Comercio    haya    determinado   que   en   el   Tratamiento   de   los   datos  personales   el Responsable o Encargado ha  incurrido  en  conductas contrarias a  la ley.  f)  Acceder  en forma  gratuita  a  sus  datos personales  cuando estos  hayan  sido  objeto  de  tratamiento. La  información   del   formato,  la   cual   forma   parte    la   presente  autorización,   la   he suministrado de forma  voluntaria y es verídica.

FORMATO AUTORIZACION TRAMITE DE  DATOS PERSONALES

En cumplimiento de  la ley 1581  de  2012  y sus  decretos reglamentarios, con  la firma  de este  formato autorizo  al Notario  19  de  Bogotá  JOSE MIGUEL ROJAS CRISTANCHO

para   que   realice   el   tratamiento  de   los   datos  que   me   son   solicitados   durante  la radicación de  los documentos relativos al proceso de  escrituración o de inscripción  en  el registro civil y de  los datos personales que  sean  entregados durante las etapas de  dicho trámite,  hasta que  sea  autorizada la escritura pública  o el registro civil. Lo anterior, con el fin de  identificar  a  las  partes interesadas en  el tramite, llevar  a  cabo  el  proceso de escrituración  o de  inscripción  en  el registro  civil mantener un  control  de  la información y  documentos  puesto  en   su   conocimiento  y  realizar   posibles   análisis   históricos   o estadísticos de la información.

Declaro  conocer   que  en  cualquier  momento este   formato podrá   ser  digitalizado  y  su físico  destruido;   que   el  formato   digital   tendrá  plena   validez   como   prueba  de   esta autorización;  y que  mi  información  y/o  los  documentos en  los  que  ella  se  encuentra serán  compartidos   únicamente   por   solicitud   de   autoridades   en   ejercicio   de   sus funciones y que  serán  conservados por  el termino en  que  se  mantengan. Igualmente, conozco   lo  consagrado en  el  artículo  10  de  la  ley  1581  de  2012,   que  habilitara  a  la notaria  expedir   copias   de  escrituras  públicas   y  de  registros  civiles,  y  no  requiere  mi autorización.  Así mismo,   conozco   que   como   titular   de  la  información  podre   solicitar conocer, actualizar,  rectificar  o suprimir  mi información  personal  de  las  bases de  datos de  la notaria,  esto  último  en  la medida  en  que  exista  una  obligación  legal  o contractual que  lo impida,  solicitar  prueba de  autorización otorgada para  el  tratamiento  de  datos personales,  revocar  dicho  consentimiento, conocer  el uso  que  se  le da  a mi información y acceder gratuitamente a los datos  objeto  de  tratamiento al menos una  vez al mes  por medio   de   correo    electrónico   info@notaria19.org  y  que   podre    informarme sobre  el tratamiento que  se le da a mi información personal por medio  de la política de privacidad publicada   en   la   página   web     www.notaria19bogota.com,   o   solicitando   a través  del correo  ya mencionado. Declaro  que  la solicitud  efectuada no  tiene  referencia con  datos sensibles o con datos de menores de edad, pero  en caso  de incluirlos,  faculto a la notaria para  realizar  su tratamiento para  las finalidades.