Es un documento donde se incorpora información relacionada con la identidad, filiación y estado civil de las personas. Gracias al registro civil se tiene constancia del estado civil de todos los colombianos, por lo tanto, todos los hechos y actos relacionados con este deberán ser inscritos en el registro civil.

El registro civil es obligatorio, universal, permanente, válido y auténtico.

• Es obligatorio, porque la ley establece que se deben inscribir todos los hechos o actos que afecten la capacidad jurídica de una persona, también, porque es necesario para el reconocimiento legal de determinados derechos.
• Es universal, porque debe abarcar a todos los ciudadanos de un país sin distinción alguna, para lograrlo se debe invertir en mecanismos e infraestructura suficientes para que cada persona sea registrada.
• Es permanente, porque deja constancia válida de todos los hechos, con relevancia jurídica, que ocurren en la vida de una persona desde que nace hasta que muere, además, la continuidad del registro civil permite generar estadísticas de interés para el Estado, cómo por ejemplo, establecer la cantidad de población existente y su distribución geográfica en determinado periodo, entre otros aspectos.
• Es válido y auténtico, porque se presume así, siempre y cuando, se cumplan todos los requisitos que establece la ley. Toda inscripción en el registro civil es válida y auténtica ante terceras personas e instituciones y solo generará efectos jurídicos a partir de la fecha cierta de su registro.

Para que un hecho o acto pueda ser registrado, es necesario que intervengan los comparecientes o interesados y el funcionario autorizado para llevar el registro civil.

• Comparecientes: son aquellas personas que informan o denuncian el hecho o acto que se desea registrar, también están los testigos que se presentan para certificar la información que se está suministrando. Cabe destacar, los testigos podrán ser parientes de los denunciantes, pero, no podrá ser testigo aquella persona que civilmente esté inhabilitada para declarar. 
• Funcionario: es el encargado de llevar el registro civil de las personas, dentro del territorio nacional están autorizados para ejercer esa función: los registradores especiales, auxiliares y municipales del estado civil, los notarios, corregidores e inspectores de policía autorizados por la Registraduría Nacional del Estado Civil. Y en el exterior se encargaran los funcionarios consulares de la República de Colombia. El funcionario, además de guiar a los comparecientes en el proceso de registro, tiene el deber de establecer la veracidad de los hechos denunciados y si considera que son falsos o que se ha cometido o se intenta cometer un fraude, debe informar a la autoridad competente para que se adelante una investigación. Un funcionario no podrá autorizar las inscripciones de hechos, actos o providencias que se refieran a un pariente cercano o en casos en que tenga interés directo, ante esas situaciones el funcionario deberá ser reemplazado por otro.

Aún cuando son varios los hechos, actos o decisiones judiciales que se pueden inscribir en el registro civil, existen tres tipos fundamentales de registro y de ellos surge una serie de inscripciones que tienen relevancia jurídica. Los tres tipos de registro son:

• Registro civil de nacimiento: es el primer registro que se le realiza a una persona y con él se adquiere la identidad legal, el reconocimiento de sus derechos y deberes frente a la sociedad y con su familia. Principalmente se requiere la presencia física del inscrito, alguno de los documentos antecedentes que certifique el nacimiento, grupo sanguíneo y factor R.H., y copia de las cédulas de ciudadanía de los padres.
• Registro civil de matrimonio: es la inscripción que le permite a dos personas el reconocimiento legal, ante la sociedad y las instituciones del Estado, de su unión formal como pareja. Con el acta de matrimonio se genera para ellos una serie de derechos y obligaciones que deben ser respetados. Es necesario consignar copia de las cédulas de ciudadanía de los contrayentes, si el matrimonio se celebró ante la Iglesia Católica se deberá entregar copia del documento que lo certifique e igualmente se requerirá el documento que certifique el matrimonio si fue celebrado en otra religión, pero si el matrimonio fue celebrado en el extranjero se consignará la certificación debidamente apostillada y traducida de ser necesario.
• Registro civil de defunción: es la anotación que acredita el fallecimiento de una persona, con lo cual se concluye su existencia jurídica y por consiguiente se originarán ciertas consecuencias legales para sus posibles herederos. La muerte será por un hecho natural, por un hecho violento o por sentencia judicial que declare la muerte presunta, cada una de ellas tiene su tiempo y requisitos necesarios para su inscripción.

• Para reclamar la copia auténtica del Registro Civil de: nacimiento, defunción matrimonio, debe acercarse a la notaría y cancelar el costo del mismo a la tarifa del año vigente. La entrega del mismo tarda de 10 a 15 minutos.
• Si usted vive en otra ciudad u otro país y no puede venir personalmente, alguien que se encuentre en la ciudad puede reclamarlo por usted indicando el número serial o los nombres y apellidos con la fecha de nacimiento.
• Tenga en cuenta que es importante que, al momento de solicitar la copia de su Registro Civil, especifique para qué trámite lo desea, en caso de que sea necesario añadirle algún tipo de nota marginal.

Registro Civil de Nacimiento:

• Solicitud del Registro Civil de Nacimiento.
• Presencia física del inscrito.
• Certificado de nacimiento expedido por médico de la entidad pública de salud.
• Grupo sanguíneo y factor R.H.
• Copia de las cédulas de ciudadanía de los padres.
• Declaración de testigos cuando el registro sea extemporáneo o cuando el certificado de nacimiento ya no tenga vigencia.

Registro Civil de Matrimonio:

• Fotocopia de las cédulas de ciudadanía de los contrayentes.
• Fotocopia de la partida eclesiástica, en caso de que el matrimonio se haya realizado por lo católico, debidamente autenticada por la curia.
• Si el matrimonio se realiza por otro credo, se necesita fotocopia de la personería jurídica de la iglesia.
• Si el matrimonio se realiza en el extranjero, se debe traer la partida de matrimonio debidamente traducida y apostillada.

Registro Civil de Defunción:

• Se tiene un plazo de 2 días para hacer la inscripción.
• Si la muerte fue violenta, no tiene un plazo de inscripción.
• En caso de muerte presunta se hace la inscripción por medio de sentencia judicial, luego de 2 años de desaparecido.
• Si no se certifica la muerte en el tiempo determinado, debe presentar 2 testigos que hayan estado presentes al momento del fallecimiento, y un inspector de policía.

Cualquier error en la transcripción podrá ser corregido, el procedimiento a seguir dependerá de si la inscripción ya ha sido o no autorizada con la firma del funcionario encargado. Los procedimientos son:

• Cuando la inscripción aún no ha sido autorizada: se deben identificar las palabras, frases o cifras que sean incorrectas, insertando en el sitio correspondiente la información que va a sustituir los errores. Las observaciones serán firmadas por el funcionario encargado, de no cumplirse con los requisitos necesarios las correcciones no procederán, por lo tanto, las primeras anotaciones seguirán siendo válidas.
• Cuando la inscripción ya fue autorizada: sólo procederán las correcciones mediante la apertura de un nuevo serial con la respectiva observación que indique el motivo del cambio, siendo necesario que se suscriban y firmen las notas correspondientes.

¿Qué hacer?

Debe presentar copia del registro civil, fotocopia de la cédula de ciudadanía, si no puede asistir personalmente podrá otorgar un poder especial a otra persona. La información anterior será acompañada de alguno de los siguientes documentos:

1. Escritura pública: presentada ante el funcionario registral por el inscrito o su representante, para corregir errores mecanográficos, ortográficos o los que se establezcan con la comparación del documento antecedente o con la sola lectura del folio, y así, ajustar el registro civil a la realidad, siempre y cuando no se altere el estado civil del inscrito. El cambio de nombre por una sola vez y la corrección del componente sexo se hacen por escritura pública.
2. Sentencia judicial ejecutoria: en los casos en que la corrección implique la alteración del estado civil de la persona.

Tenga en cuenta:

• Redactar una carta solicitando la corrección.
• Presentar copia del Registro Civil.
• Fotocopia de la Cédula.
• Si no puede venir personalmente, dar Poder Especial a otra persona.
• Tiene un costo aproximado de $150.000
• Si los datos del Registro no concuerdan con los documentos antecedentes, se hace la corrección sin necesidad de Escritura Pública y no genera costo.

No sé dónde estoy registrado:

En tal caso debe consultar en la página de la Registraduría: www.registraduria.gov.co en la sección de “conozca la oficina de su Registro Civil”.

Cambio de nombre:

Sólo se puede hacer una vez en la vida, si se desea hacerlo más de una vez, debe ser mediante sentencia judicial o proceso de jurisdicción voluntaria.

Si la persona es mayor de edad, puede acercarse personalmente y hacer el trámite, si es menor de edad debe venir con los padres y ellos deben declarar la autorización.

Requisitos:

• Copia auténtica del Registro Civil de nacimiento.
• Carta de solicitud del otorgante dirigida al notario manifestando la intención del cambio de nombre, debidamente firmada por el interesado.
• Copia del documento de identificación. 

Hijo legítimo:

El hijo legítimo es quien fue concebido dentro del matrimonio y nace dentro del núcleo familiar siendo reconocido por padre y madre.

Hijo extramatrimonial reconocido:

Se realiza el acta correspondiente y firma la madre y quien reconoce al menor como suyo. Sin embargo el reconocimiento también puede hacerse por medio de una demanda de reconocimiento de paternidad (link blog).

Hijo extramatrimonial NO reconocido:

El menor adquiere los apellidos de la madre, si luego de registrado aparece el padre, se cambia el folio modificando los apellidos.

Una vez el presunto padre haya sido notificado, él debe aceptar o rechazar para que el funcionario pueda iniciar o no el reconocimiento de paternidad.

Hijo adoptado:

El niño pierde todo parentesco con su familia biológica y adquiere los apellidos de sus padres adoptivos.

Se anula el Registro de origen y los documentos originales se guardan durante 20 años y sólo pueden ser solicitados por los padres adoptivos, un defensor de familia (si se desea iniciar un proceso de investigación), y el niño cuando cumpla su mayoría de edad.

Una inscripción ya registrada pueda ser anulada si se da alguno de los causales de anulación formal previstos en el artículo 104 del Decreto Ley 1260 de 1970:

“1. Cuando el funcionario actúe fuera de los límites territoriales de su competencia.

2. Cuando los comparecientes no hayan prestado aprobación al texto de la inscripción.
3. Cuando no aparezca la fecha y el lugar de la autorización o la denominación legal del funcionario.
4. Cuando no aparezca debidamente establecida la identificación de los otorgantes o testigos, o la firma de aquellos o éstos.
5. Cuando no existan los documentos necesarios como presupuestos de la inscripción o de la alteración o cancelación de ésta”.

¿Qué hacer?

El inscrito deberá presentar una solicitud de anulación administrativa ante la Dirección Nacional de Registro Civil o ante la instancia judicial competente. Si es menor de edad, tendrá que realizarla a través de sus representantes legales debidamente identificados.

Una vez procesada la solicitud, el funcionario encargado deberá efectuar la anotación correspondiente con indicación del número de la resolución o sentencia judicial que ordenó la anulación, así como, la autoridad que la expide

Se puede efectuar la cancelación de un registro civil si se evidencia que este ha sido inscrito dos o más veces, siempre y cuando, los datos que se consignaron en los respectivos registros contengan la misma información. Si se establece que los registros coinciden en todos sus datos, se probaría que se trata de un mismo hecho o acto jurídico. 

¿Qué hacer?

El interesado, o sus representantes legales, puede solicitar la cancelación de un registro civil. Deberá indicar el o los registros que quiere que sean cancelados y el registro que debe conservarse. La Dirección Nacional de Registro Civil es la encargada de atender esos casos, esta institución atenderá la solicitud pero también podrá actuar por iniciativa propia si se percata de la irregularidad.

Aprobada la solicitud, el funcionario registral deberá anotar en el espacio correspondiente, toda la información necesaria (número de la resolución o decisión judicial que ordenó la cancelación y la autoridad que la emitió).

Tenga en cuenta: Se deberá acudir ante una instancia judicial cuando se pretenda cancelar un registro en donde se afecte el estado civil.