¿Cómo es el tratamiento de la Protección de Datos Personales en Propiedad Horizontal?. La propiedad horizontal, lo mismo que las entidades públicas y privadas, se encuentran reglamentadas, en el tema de la protección de datos personales, por la ley 1581 de 2012, los Decretos 1377 de 2013, 1074 de 2015 y 1759 de 2016, y por las Circulares Externas 001 de 2016 y 001 de 2017 emitidas por la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC), ante lo cual debe usar adecuadamente la información personal bajo su de copropietarios y/o residentes que se encuentren bajo su cuidado.
Por lo mismo, esto se ha convertido en una de las mayores preocupaciones de los Administradores de Propiedad Horizontal, especialmente en la ciudad de Bogotá D.C., ante el cumplimiento de la Ley Estatutaria 1581 de 2012, puesto que hace alusión a los encargados del tratamiento de datos personales y al plazo de inscripción de las Bases de Datos en el Registro Nacional de Bases de Datos para los conjuntos y edificios de Propiedad Horizontal ante la Delegatura para la protección de Datos Personales de la SIC.
Las propiedades horizontales mencionadas son personas jurídicas de carácter privado que no se inscriben en las respectivas cámaras de comercio del lugar donde se encuentren ubicadas, sino en las Alcaldías locales como es el caso de la ciudad de Bogotá, D.C. que, según esta Ley, debían ser inscritas hasta el 30 de junio del año en curso; sin embargo según lo señala el Decreto 090 de Enero 18 de 2018 en su Considerando: “Que pese a la divulgación y socialización realizada por la Superintendencia de Industria y Comercio para que las personas naturales y jurídicas, responsables del tratamiento de datos personales, cumplieran con el registro de las mismas; el número de Responsables de Tratamiento que inscribieron sus bases de datos alcanzó solo el veinticinco por ciento (25%) del total de personas jurídicas”
Como consecuencia de esto el Gobierno Nacional se vio obligado a modificar el perímetro de aplicación del Registro Nacional de Bases de Datos, así como a ampliar el plazo para la inscripción, acorde con lo establecido por la Ley anti-trámites, por lo cual se restringió el número de vigilados obligados a registrar las bases de datos en el sistema que la Superintendencia de Industria y Comercio habilitó para tal fin, como es el caso de la mayoría de propiedades horizontales que no se encuentran constituidas como propiedades horizontales comerciales, ni las sociedades y entidades sin ánimo de lucro, definidas como micro y pequeñas empresas, ni las personas naturales.
La Ley 675 de 2001, Régimen de Propiedad Horizontal, no señala expresamente qué tipo de información de propietarios y residentes debe tener el Administrador del conjunto o edificio de Propiedad Horizontal, por lo que es de mucha importancia saber que, por su labor, debe recolectar varios datos, como:
- Generales de Ley, que son los que identifican a las personas: Nombre, apellido, documento de identidad (cédula, tarjeta de identidad, registro civil), género, etc.
- Específicos de identificación de la persona: Firma, edad, nacionalidad, estado civil, etc.
- Información sensible: Datos de menores, datos biométricos, datos de salud etc.
- Información para ubicación: Dirección de vivienda y de lugar de trabajo, número de celular o de teléfono fijo, dirección de correo electrónico, etc.
A pesar que falten algunos meses para la inscripción (31 de enero de 2019), es esencial que los Administradores de Propiedad Horizontal comiencen a trabajar en la implementación del Sistema de Gestión de Seguridad de la Información para el tratamiento adecuado de los datos personales de los Edificios y Conjuntos Residenciales, pues para la SIC no es suficiente realizar el registro de Bases de Datos y publicar una política o aviso de privacidad, sino que se debe comprobar que se hizo todo lo necesario para cumplir con esta obligación.